Ersetzendes Scannen
Digitalisieren Sie Ihre Dokumente – aber richtig
Ersetzendes Scannen ist ein Prozess, bei dem papierbasierte Dokumente digitalisiert und die Originale anschließend vernichtet werden. Dies erfolgt unter strikter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Richtlinien, um sicherzustellen, dass die digitalen Kopien rechtlich anerkannt werden. Ersetzendes Scannen beruht aber nicht allein auf der technischen Umsetzung, sondern setzt ein auditiertes Verfahren mit jeweils klar definierten Prozessen voraus.
Scannen und Archivieren
Laut den GoBD muss seit 2015 jedes buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Unternehmen und jeder Freiberufler eine Verfahrensdokumentation bereitstellen. Wir erstellen diese für Sie.
Ersetzendes Scannen ermöglicht die digitale Archivierung von Papierdokumenten, wodurch Platz gespart und der Zugriff auf wichtige Informationen verbessert wird. Dies führt zu einer effizienteren Dokumentenverwaltung und einer schnelleren Bearbeitung von Geschäftsprozessen.
Anzeichen, warum Sie ersetzendes Scannen in Betracht ziehen sollten
- Platzmangel durch physische Dokumentenarchive
- Langsame und umständliche Zugriffe auf Papierdokumente
- Hohe Kosten für Lagerung und Verwaltung von Papierdokumenten
- Kein Zugriff auf Dokumente aus dem Homeoffice
Meilensteine zur Umsetzung
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Analyse und Planung
Wir identifizieren die Dokumententypen, die digitalisiert werden sollen, und die gesetzlichen Anforderungen -
Rechtliche Anforderungen
Ersetzendes Scannen unterliegt Gesetzen und Normen (z.B. GoBD in Deutschland), die die elektronische Archivierung regeln -
Technische Voraussetzungen
Hochwertige Scanner mit guter Bildqualität und ein GoBD konformes Dokumentenmanagement sind die Grundvoraussetzungen -
Prozessdefinition
Wir definieren den Digitalisierungsworkflow von der Dokumentenvorbereitung über das Scannen bis zur Qualitätskontrolle und Archivierung -
Schulung der Mitarbeiter
Wir schulen Sie die Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Technologie und den veränderten Arbeitsprozessen und vermitteln das Bewusstsein für die rechtlichen und organisatorischen Vorteile des ersetzenden Scannens -
Dokumentation und Audit
Wir dokumentieren alle Schritte des Prozesses und führen Audits mit Partnern durch -
Kontinuierliche Anpassung
Regelmäßiges Feedback von den Mitarbeitern wird für die Optimierung der Verfahren genutzt, um die Prozesse zu verbessern
Unser Leistungsversprechen
- Platzersparnis durch digitale Archivierung
- Schneller und einfacher Zugriff auf digitale Dokumente
- Kostensenkung bei der Lagerung und Verwaltung
- Verbesserte Sicherheit und Backup-Möglichkeiten
- Erhöhte Effizienz bei der Dokumentenverwaltung
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